تحول و اتوماسیون شدن یک چاپخانه :

تغییرات ناشی از پیشرفت تکنولوژی در زمینه‌های ارتباطات و نحوه‌ی توزیع بازار، تقاضاهای جدیدی بر دوش ارائه‌دهندگان خدمات چـــاپ و نشـــر نهاده است. این تقاضاها موجب افزایش هزینه و زمان انجام سفارشات، شرایط ادغام عمودی و ایجاد بستری برای ارائه خدمات جدید می‌شوند. با وجود این‌که بازار و برخی ابزارهای نوین مورد نیاز در وضعیت نسبتاً متعادلی قرار دارند، عمده ارائه‌دهندگان خدمات، تغییرات ضروری را برای تطبیق با شرایط، درون سیستم خود پیاده‌سازی نکرده‌اند. کسانی که این تغییرات را اعمال کرده‌اند موفق خواهند شد و کسانی که هنوز در این مسیر گام نگذاشته‌اند همچنان با مشکل مواجه خواهند بود.
موفقیت شرکت شما در ارائه‌ی خدمات هر روزه با معیارهای بسیاری اندازه‌گیری می‌شود. هرچند قضاوت نهایی درباره‌ی شرکت، ناشی از توانایی شما در برآورده کردن مجموعه‌ای از انتظارات مشتریان خواهد بود. گاهـــی این به معنای انجام دادن هرکاری برای برآورده ساختن این نیازهاست، همان‌طور که می‌دانید ممکن است حتی ظاهر خوشایندی نداشته باشد؛ اما اگر بتوانید همه این نیازها را برطرف سازید بدون این‌که مشتری از مسیر شما در پشت پرده‌ی تولید مطلع باشد، همه‌چیز روبه‌راه خواهد شد. البته این راهکار یک چاره موقت است که اغلب منجر به تضعیف دائمی و مرگ تدریجی شرکت‌هایی می‌شود که آن را به عنوان مسیر خود انتخاب کنند.
این راهکار همچنین برای ایجاد تحول در شرکت نیز مناسب نیست. برخی شرکت‌ها گمان می‌کنند پر کردن حفره‌های ایجاد شده در روندکاری شرکت با خرید سریع نرم‌افزار و سخت‌افزارهـای جدیـــد و یا انـــداختن مسئولیت آنها بر عهده‌ی کارمندان، راه‌حل مناسبی بوده و حتی روندی تحول‌گرایانه است. مسلما این ساده‌ترین راه حل تلقی می‌شود و همچنین خرید ابزارهای جدید نیز در صورتی که توانایی مالی آن‌را داشته باشید ممکن است خوشحال‌کننده باشد. در حالی که این روش‌ها ممکن است در کوتاه‌مدت مفید باشد، اما اغلب بهترین استراتژی بلندمدت محسوب نمی‌شوند. به ویژه با پیشرفت رسانه‌های ارتباطی بی‌سیم و سیستم چاپ بی‌واسطه توسط سفارش‌دهنده، زمان آن رسیده است که قدمی به عقب برداشته و دارایی‌ها و هدف خود را مجددا بررسی کنید. زمان آن رسیده که تضعیف را متوقف کرده و از مزایای یک گردش کار کاملا خودکار بهره‌مند شوید.
پس گام‌های ضروری برای آغاز روند تحول در شرکت چیست؟ در عین حال که در این مقاله نگاهی به عملکرد فرایندها به طور مجزا، ملزومات برخی راهکارها و گزارش شیوه‌های موفقیت‌آمیز را خواهیم داشت، ابتدا لازم است پیش از ورود به روند تحول به اندکی پرسش‌های کلیدی پاسخ دهید.

– موقعیت حال حاضر شما چیست؟
این گام بسیار مهم است زیرا هدف شما از روند تحول ایجاد راهکاری برای مشخص کردن هدف و نحوه رسیدن به آن است و برای این کار شما باید راه را از وضعیت کنونی خود آغاز کنید. بسیار مهم است که پیش از آغاز هر روندی از وضعیت شرکت خود و ابزار و مهارت‌هایی که در اختیار دارید کاملاً آگاه باشید.
روند را با نقشه‌ای از فرایندها آغاز کنید. تمامی عملکردها را از پروسه‌ی ارتباط با مشتریان و ثبت سفارش گرفته تا تحویل و صدور صورت‌حساب، بررسی کنید. بهتر است این تحلیل‌ها را تا توسعه‌ی بازرگانی نیز بسط دهید. معمولاً بهترین راه ایجاد دو نقشه برای گردش کار است؛ که اولی جریان تولید را نشان داده و نقشه دوم تراکنش بازرگانی شرکت را مشخص می‌کند. در شرایط ایده‌آل نقاط مشترک زیادی بین این دو نقشه وجود دارد، اما ساده‌تر خواهد بود اگر آنها را به صورت جداگانه ترسیم کرده و سپس نقاط اشتراک آنها را پیدا کنید.
در ادامه نمونه‌ای از یک جریان کار پایه که شامل هر دو بخش تولید و تراکنش بازرگانی است، نشان داده شده است(شکل1). با وجود ساده بودن این دیاگرام برای هر بخش آن می‌توان جریان کار اختصاصی تعریف کرد که خود می‌بایست با جزییات بررسی شود. بنابراین بهتر است همیشه کار را به سادگی آغاز کرده و سپس وارد جزییات شوید و فراموش نکنید که جزییات همیشه از مهمترین عوامل در کل فرایند هستند.
وقتی بزرگ شدید می‌خواهید چه‌کاره شوید؟
قدم بعدی این است که وضعیت شرکت خود را در حال حاضر بررسی کرده و مشخص کنید که می‌خواهید در 5 یا 10 سال آینده به کجا برسید. ارائه خدمات جدید علاوه بر این‌که برای پشتیبانی از مشتریان کنونی شما بسیار مفید است، می‌تواند درآمد شما را از جانب این مشتریان افزایش دهد و همچنین با ورود به بازارهای جدید باعث جذب مشتریان جدید شود. لازم به ذکر است که برخی از این خدمات جدید می‌توانند توسط تیم کنونی کارکنان شما ارائه شوند. برخی شرکت‌ها گمان می‌کنند صرف زمان برای بررسی آینده شرکت یک کار لوکس و غیر ضروری است اما در واقع این کار برای تضمین آینده و رشد بلندمدت شرکت بسیار حائز اهمیت است. صرف زمان برای انجام چنین تحقیقاتی می‌تواند در روند تحول شرکت و توسعه بازرگانی بسیار مفید باشد. دلیل دیگر اهمیت این گام تاثیرات کوتاه‌مدت و بلندمدتی است که بر طراحی نهایی گردش‌کار و تصمیمات آتی شما دارد. دیگر منفعت کوتاه‌مدت این تحقیقات شناسایی بخش‌های ناکارآمد است که تنها با تغییراتی در فرایند برطرف می‌شود و البته همین موارد اغلب تأثیر به‌سزایی در ماحصل کار خواهند داشت.
توجه داشته باشید که تکامل گردش کار در بسیاری از سیستم‌های تجاری، به‌صورت تصادفی و به مرور زمان رخ داده است. به این گونه که مشکلی پیش آمده و برای حل آن تغییری در فرایند ایجاد کرده‌اند. این راهکار به مرور زمان باعث پیچیده شدن فرایندها و بروز روندهای غیرضروری در کار می‌شود که تأثیری منفی هم بر تجارت و هم بر ذهنیت مشتریان خواهد داشت.
بالاخره پس از تکمیل دو مرحله ابتدایی می‌توانید تهیه نقشه مدیریتی را آغاز کنید.

– تکه‌های گم‌شده کدامند؟
با پاسخ‌گویی به دو پرسش اول امکان شناسایی تکه‌های گم‌شده‌ی پازل را برای رسیدن به چشم‌انداز نهایی و بررسی راهکارهای ممکن خواهید داشت. این تکه‌ها می‌توانند شامل مجموعه مهارت‌ها، زیرساخت‌های مورد نیاز، ابزارهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری، فرآیندها و غیره باشند. در انجام این مرحله نباید شتاب کرد. بسیاری از مواقع فروشندگان، صاحبان شرکت‌ها را متقاعد می‌کنند که راه‌حلی نهایی برای حل تمامی مشکلات حال و آینده آن شرکت را در اختیار دارند. هرچند واقعیت این است که هر راه حلی را می‌توان تحت فشار به صورت کارآمد درآورد، اما این روش، انعطاف‌پذیری درازمدتی را که برای فرایندهای آتی یا تغییرات بازرگانی به آن احتیاج خواهند داشت از این شرکت‌ها سلب می‌کند و تنها موجب انباشته شدن مشکلات می‌شود. صرف زمان کافی برای تحقیق و مشورت با کارمندان، شرکای تجاری، مشتریان و منابع مشاوره‌ای خارج از سازمان به شما کمک خواهد کرد تا تصمیمات درستی را اتخاذ کنید. بررسی دقیق شرکت ارائه‌دهنده راهکارها هم در این بین اهمیت زیادی دارد؛ آیا این شرکت به لحاظ مالی و اقتصادی باثبات است؟! آیا برنامه‌هایی برای توسعه فعالیت خود نیز دارند و آیا نیازهای شما در این برنامه مطرح خواهد بود؟! آیا سابقه نوآوری در راه‌حل‌های ارائه‌شده خود دارد و آنها را به روز کرده و همواره از آنها پشتیبانی مناسبی می‌کند؟!  آیا برای همکاری بلندمدت و حضور در موقع بروز مشکلات احتمالی قابل اعتماد است یا تنها برای مدتی کوتاه مفید خواهد بود؟!

– چگونه نه می‌توانید متحول شوید و درعین حال انعطاف خود را برای مقابله با غیرمنتظره‌ها حفظ کنید؟
پیش از هر چیز باید توجه کنید که لازم نیست به یک‌باره همه تغییرات را اعمال کنید. به همین دلیل طراحی نقشه‌ی گردش کار نهایی نیز مانند نقشه‌ی گردش کار حال حاضر چاپخانه اهمیت فراوانی دارد. فرایند تهیه نقشه‌ی آینده‌ی گردش کار به شما در شناخت مزایا، درک عملکردهای آتی، ارزیابی میزان پیشرفت، شناسایی نقاط اصلی برای تغییر و چگونگی تغییر آنها کمک می‌کند. در حین تحقیقات بدون شک به مواردی از فعالیت‌ها برخواهید خورد که می‌توانند به سهولت و هزینه اندک بهبود یابند. باید آنها را به سرعت شناسایی کرده و در دستور کار قرار دهید. این تغییرات کوچک حتی اگر در برنامه تحول نهایی شما نیز نقشی نداشته باشند، منافع کوتاه‌مدت قابل توجهی برای شما خواهند داشت و یا حداقل باعث می‌شوند کارمندان احساس کنند شما در تحول شرکت کاملاً جدی هستید. نصب تکنولوژی و اعمال راهکارهای جدید مراحل ساده، اعمال هر تغییری در محیطهای کاری است و همواره متقاعد ساختن کارمندان با این تغییرات و همراه کردن آنها با روند تحول بخش دشوار جریان محسوب می‌شود. به این ترتیب پایه‌گذاری دستورکار از رده مدیریتی به پایین‌تر از ابتدای جریان، یکی دیگر از کلیدهای تحول موفقیت‌آمیز است.

– اهمیت کلیدی یک زیرساخت مناسب
شما هم‌اکنون وضعیت خود را بررسی کرده و آینده‌ای را که برای آن در نظر دارید براساس جهت‌گیری کمپانی خود مشخص کرده‌اید. اما مشخص است که بسیاری از مسائل از دید شما پنهان مانده و برخی از طرح‌ها ممکن است در جهت اهداف واقعی شما نباشند. اما این مساله نباید مانع آماده‌سازی زیرساخت‌های مورد نیازتان شود، چراکه وجود زیرساخت‌ مناسب موجب انعطاف‌پذیری بیشتر در انطباق با همه تغییرات خواهد شد.
شکل (2) نشان‌دهنده‌ی نگاهی کلی به ضروریات در روند تحول شرکت برای تأمین تقاضاهای واقعیت کنونی بازار است. مسلم است که اهمیت اصلی در جزییات است، اما این دیاگرام نیز تصویر خوبی از احتمالات به شما نشان می‌دهد.
با وجود این‌که این دیاگرام مدل ایده‌آلی را ارائه می‌کند، ممکن است برای بسیاری از ارائه‌دهندگان خدمات به ویژه در این مرحله از ایجاد تحول در آنها مناسب نباشد. اما باید توجه داشت سه عنصر اصلی مدیریت بازرگانی و اطلاعات، مدیریت فرآیند و تولید، هسته‌ی‌ اصلی ملزومات هر شرکت خدماتی هستند.

– زیرساخت مدیریت بازرگانی و اطلاعات
سیستم‌های ERP
در قلب زیرساخت بازرگانی هر شرکتی یک سیستم ERP(یا معادل آن؛MIS) خوب وجود دارد. این سیستم از ضروریات هر چاپخانه‌ای با بیش از 25 تا 50 کارمند است. با وجود این‌که استفاده از دفاتر گزارش کار و برنامه‌هایی مانند اکسل در شرکت‌های کوچکتر کارآمد است، اما زمانی می‌رسد که اداره یک شرکت با استفاده از این ابزارها بسیار دشوار خواهد شد و تلاش برای اتوماتیک کردن این فعالیت‌ها در برنامه اکسل نیز کاملاً بیهوده خواهد بود.
سیستمهای ERP با محوریت چاپ معمولاً ماژول‌هـــای مختلـــفی دارند که در تعامل با یکدیگر و همزمان با پردازش داده‌ها و آنالیزها، اطلاعات و ارتباط لازم را برای تسهیل مدیریت و امکان رشد شرکت فراهم می‌کنند.  در بسیاری از موارد انتخاب ماژول‌های مورد نیاز اختیاری بوده و در صورت لزوم می‌توان بقیه آنها را اضافه کرد. اگرچه اضافه کردن ماژول‌های ERP شرکت‌های جانبی که عملکردی مشابه ماژول‌های سیستم یکپارچه اصلی دارند می‌تواند مشکل‌ساز شود. این نکته حائز اهمیت است که هرچه بخش‌های نرم‌افزاری را که در سیستم یکپارچه و کامل ERP نیز موجود هستند، بیشتر به صورت مجزا پیاده کنید، خطر بروز مشکل در عملکرد کلی سیستم را افزایش خواهید داد. این سیستم‌ها اغلب از ساختارهای اختصاصی خود پیروی می‌کنند، حتی اگر از یک پایگاه مرکزی استانداردشده داده‌ها استفاده کنند.
با این وجود باید توجه داشت که این سیستم‌ها معمولاً سطوح متنوعی از امکانات یکپارچه‌سازی با سیستم‌های خارج برنامه و دیگر اجزای تولید را هم ارائه می‌دهند. عمده سیستم‌های  ERP از JDF یا JMF برای هماهنگی با سیستم‌های از پیش‌تعریف‌شده استفاده می‌کنند. این سیستم در اکثر مواقع به خوبی کار کرده و داده‌های تولید به صورت مداوم بین سیستم‌ها منتقل می‌شود. در ذیل نمونه‌هایی از ماژول‌های استاندارد آورده شده، گرچه مجموعه آن ممکن است بسته به سیستم متفاوت باشد.
– برآورد / ثبت سفارش
– دستورالعمل‌های کاری
– برنامه‌ریزی/ زمانبندی
– گزارش منظم ماشین‌ها و تجهیزات/هزینه‌یابی تولید
– انبارداری/ خرید
– صورت حساب‌ها / امور مالی
– یکپارچه‌سازی کلی گردش داده‌ها
اجرای مناسب یک سیستم ERP نیازمند زمان و تجربه است. این برنامه معمولاً باید به صورت مرحله‌ای اجرا شود تا شرکت بتواند چگونگی جا افتادن آن درون ساختار سازمان را درک کند. پیاده‌سازی این برنامه نیازمند همکاری نزدیک بین فروشنده آن و چاپخانه مورد نظر است. در بسیاری موارد کمک گرفتن از یک منبع مشاوره‌ای باتجربه بسیار مفید است. استفاده از زمان و تجربه کافی باعث اطمینان از اجرای موفق برنامه خواهد شد. همچنین می‌توانید اطمینان داشته باشید که برخی از پیچیدگی‌ها خودبه‌خود با آغاز عملکرد سیستم و تست تنظیمات موجود بهبود می‌یابند.
ERP جانشین
به عنوان یک مخالف باید تأکید کنم که به خرید و پیاده‌سازی راهکارهای موجود و استاندارد در هر زمان ممکن اعتقاد دارم. حتی اگر مجبور باشید پس از خرید این سیستم‌های آماده برای منطبق کردن آن با شرایط خود، برخی امکانات را به آن اضافه کنید این گزینه همچنان بهتر از سفارش دادن یک سیستم اختصاصی و ساخت آن از ابتدا خواهد بود.
به خاطر داشته باشید که برنامه‌نویسی و به‌روز‌رسانی نرم‌افزار در تخصص یک چاپخانه نیست و کار شما ارائه خدمات چاپ و گرافیک است. عمده برنامه‌های موجود، خدمات پشتیبانی و به‌روزرسانی را نیز به طور مداوم به شما عرضه می‌کنند و این مورد در محیطی که همواره نیازها و ملزومات در حال تغییر هستند بسیار مهم است.
با این وجود ممکن است شما پس از آگاهی از این مقوله و بررسی تمامی سیستم‌های ERP ارائه‌شده، آنها را مناسب برای نیازهای خود نبینید، در این‌صورت نیز همچنان بهتر است از مدل PRIMIR به عنوان یک هدف استفاده کنید. اطمینان پیدا کنید زیرساخت‌های خود را بر بستر مدیریت بازرگانی و اطلاعات به‌گونه‌ای بنا نکرده باشید که باعث محصور شدن شما در یک گره و جلوگیری ازیکپارچه‌سازی فرایندها در آینده شود.
اولین قدم برای به حداقل رساندن این مشکل انجام یک تحلیل برای یافتن شکاف‌هایی است که در قابلیت شما برای رسیدن به مدل دلخواهتان وجود دارد. پس از یافتن این شکاف‌ها باید آنها را از بین ببرید.
از آنجایی‌که برخی سیستم‌های ERP ماژول‌های مجزا نیز ارائه می‌کنند، شاید نقطه مناسبی برای آغاز باشند. البته راهکارهای بسیاری به‌صورت بخش‌های مجزا در این زمینه موجود هستند که به گونه‌ای طراحی شده‌اند که به راحتی در فرایند‌های مختلف، پیاده‌سازی شوند. این‌ها شامل راه‌حل‌های مشترک با راهکارهای اینترنت به چاپ(Web2Print)، برنامه‌های ثبت و گزارش داده‌های تولید و انبارداری وغیره می‌شوند. برخی از این برنامه‌ها با استفاده از یک سرور و برخی با استفاده از ابر الکترونیکی(Cloud) اجرا می‌شوند. بنابراین گزینه‌های بسیاری موجود است که می‌توانید در صورت عدم هماهنگی سیستم‌های ERP موجود با نیازهایتان از آنها استفاده کنید.